Office Manager SUPERSTER

DE EENVOUDIGE SAMENVATTING: Deze functie is ideaal voor toegewijde en detailgerichte professionals die zich graag aansluiten bij een dynamische multinational. Je rapporteert aan het hoofdkantoor in Nederland en coördineert wereldwijd projectmanagement en documentatie tussen meerdere entiteiten. Deze rol is perfect voor degenen die van organiseren, communiceren en het waarborgen van naleving van contracten en overeenkomsten houden. Een algemene kennis van verzekeringen, bouwplanning en internationale samenwerking is een plus. Lees de volledige omschrijving om er zeker van te zijn dat je geen belangrijk detail mist.

ROLE’S MISSION

Zorg voor een soepele, georganiseerde beheersing van kantoorvoorzieningen en huurderrelaties, terwijl je wereldwijde projecten efficiënt coördineert, gebruikmakend van sterke organisatorische, onderzoeks- en communicatievaardigheden om systemen te onderhouden en toezicht te houden op projecten binnen onze internationale operaties.

GEWENSTE RESULTATEN:

• Facilitaire verantwoordelijkheden worden georganiseerd in systemen, met kalenders, checklists en geprioriteerde, onderzochte taken die klaar zijn om uitgevoerd te worden wanneer tijd en budget het toelaten.
• Een duidelijk overzicht van huurders, contracten, aannemers en projecten wordt onderhouden, met het moederbedrijf dat zorgt voor een efficiënte afhandeling van overeenkomsten.
• Projecten tussen wereldwijde entiteiten, kantoren of projecten buiten Nederland worden onderhouden.

KANDIDAAT COMPETENTIES | De kandidaat is in staat om:

• Toont hoge organisatorische vaardigheden, beheert effectief kalenders, checklists en taken.
• Sterke probleemoplossende en onderzoeksvaardigheden, snel informatie synthetiseren uit verschillende bronnen.
• Schrijft en volgt duidelijke schriftelijke instructies in zowel Nederlands als Engels (ChatGPT toegestaan!).
• Flexibel in het beheren van projecten tussen meerdere entiteiten en internationale teams.
• Bedreven in het gebruik van productiviteitstools en software voor taakbeheer, coördinatie en onderzoek; wij gebruiken Asana en MediaWiki voor documentatie en hebben een bedrijfsaccount voor ChatGPT.

DE ROL
Ja, je leest het goed – we zijn op zoek naar een SUPERSTER. Als de titel ongebruikelijk klinkt, komt dat omdat CAPLINQ dat ook is. We zijn op zoek naar die bijzondere persoon met uitzonderlijke vaardigheden in het coördineren van wereldwijd projectmanagement, terwijl je effectief communiceert met internationale teams en belanghebbenden.

Laat me direct zeggen dat we recent afgestudeerden met sterke organisatorische vaardigheden verwelkomen, evenals meer ervaren professionals met een achtergrond in projectcoördinatie. Salaris en voordelen worden afgestemd op ervaring en vaardigheden.

Bij CAPLINQ heb je geen te maken met monotone taken of rigide routines. In plaats daarvan ben je het hart van onze wereldwijde projectcoördinatie en neem je een breed scala aan verantwoordelijkheden op je die je betrokken houden en je constant laten leren. Je rol omvat niet alleen het beheren van documentatie en tijdslijnen, maar ook het waarborgen van naleving van contracten en overeenkomsten.

Je zult succesvol zijn in deze functie als je proactief, detailgericht bent en meerdere taken met gemak kunt jongleren. Als je jezelf beschouwt als iemand die gedijt in een dynamische omgeving en het leuk vindt de go-to persoon te zijn om dingen voor elkaar te krijgen – lees dan verder.

Als snelgroeiende multinational strekt onze operatie zich uit over verschillende regio’s, wat een zorgvuldige coördinatie en ondersteuning vereist. Ons team waardeert een collaboratieve aanpak, en we zoeken iemand die naadloos in onze workflow kan integreren, zowel efficiëntie als enthousiasme meebrengt.

Inspireert en motiveert dit type werk jou? Lees dan verder. Als je aan de andere kant al moe bent van het lezen hiervan, raad ik je aan een dutje te doen en een andere vacature te bekijken.

Dus, wat ga je doen?
De functie en verantwoordelijkheid zullen met jou meegroeien. Als een klein, maar groeiend bedrijf, zal de rol spannend voor je zijn als je geniet van een breed scala aan activiteiten en carrièregroei ambieert in een groeiende organisatie, terwijl je de hieronder beschreven activiteiten onder de knie krijgt.

1. Bedrijfs- en Faciliteitenbeheer (ongeveer 40% van je tijd)

Je bent verantwoordelijk voor het beheren van kantoorvoorzieningen, benodigdheden en toegangsbeheersystemen, terwijl je onderhoud, reparaties en vergelijkingen van serviceproviders coördineert. De rol omvat ook het organiseren van klantbezoeken en het maken van taakchecklists voor medewerkers.

Voorbeelden van activiteiten:

• Toezicht houden op nutsvoorzieningen, tarieven onderhandelen en kantoor key fobs en parkeerkaarten beheren.
• Onderzoeken en vergelijken van verzekeringen, pensioenplannen en andere serviceproviders.
• Coördineren van kantooronderhoud, reparaties, schoonmaakroosters, boodschappen, koffie en kantoorbenodigdheden.
• Coördineren van bankafspraken, KvK-documentatie, belastingautoriteiten en andere Nederlandse correspondentie.
• Organiseren van klantbezoeken en het maken van taakchecklists voor medewerkers.

2. Gebouwen-, Huurders- en Contractbeheer (ongeveer 40% van je tijd)

Je bent verantwoordelijk voor het beheren van huurovereenkomsten en het coördineren van de communicatie met huurders, aannemers en autoriteiten tijdens en na de herontwikkeling van het gebouw. Dit omvat het regelen van vergunningen, toezicht houden op de bouw en het onderhouden van parkeer- en toegangscontrolesystemen.

Voorbeelden van activiteiten:

• Coördineren met aannemers, bouwers en overheidsinstanties om vergunningen te verkrijgen voor lopende bouwfasen.
• Bijhouden en beheren van huurovereenkomsten, zorgen voor tijdige verlengingen en duidelijke communicatie met huurders.
• Optreden als het primaire aanspreekpunt voor aannemers en leveranciers, beheren van serviceovereenkomsten en gerelateerde kwesties.
• Toezicht houden op het onderhoud van parkeergelegenheden, toegangsbarrières en facilitaire infrastructuur.
• Beheren van huurdersverzoeken, oplossen van problemen en coördineren van lopende bouwprojecten.

3. Wereldwijde Projectcoördinatie (ongeveer 30% van je tijd)

Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van wereldwijde projecten binnen CAPLINQ’s entiteiten, waarbij je zorgt voor afstemming met de strategieën van het hoofdkantoor op gebieden zoals verzekeringen en bouwplanning. Dit omvat het faciliteren van communicatie, het bewaken van deadlines en het ondersteunen van de uitvoering van projecten binnen internationale teams.

Voorbeelden van activiteiten:

• Coördineren met wereldwijde entiteiten om ervoor te zorgen dat verzekeringsdekking aansluit bij de eisen van het hoofdkantoor.
• Faciliteren van communicatie tussen internationale teams om projecttijdlijnen en deliverables te bewaken.
• Toezicht houden op bouw- en constructieplannen, zodat deze in lijn zijn met de strategieën van het hoofdkantoor.
• Projectmanagers ondersteunen met documentatie, onderzoek en rapportage over wereldwijde initiatieven.
• De voortgang van interlokale initiatieven monitoren, waarbij belangrijke mijlpalen en deadlines worden bewaakt.

GEWENSTE VAARDIGHEDEN EN ERVARING

Welke mindset heb je nodig?
Vaardigheden kunnen worden aangeleerd. Mindsets, hoewel ze ook te leren zijn, zijn vaak een deel van wie je bent. Wij hechten minstens evenveel, zo niet meer, waarde aan mindset dan aan ervaring of harde vaardigheden.

1. Nieuwsgierigheid – We zoeken iemand die nieuwsgierig is en zelden tevreden is met het eerste antwoord. Als je iets tegenkomt dat niet strookt met wat je al dacht, willen we iemand die wil weten waarom.
2. Oog voor detail – We zoeken iemand die georganiseerd is, zijn tijd goed beheert en sterke observatievaardigheden heeft. Hint! Vergeet niet de laatste alinea te lezen 😉
3. Continue verbetering – Mensen en processen kunnen altijd beter. We zoeken iemand die elk proces in twijfel trekt om te zien of er ruimte is voor verbetering.
4. Moed – Bazen maken fouten en collega’s zijn niet altijd eerlijk. Dat is het leven. We zoeken iemand die misschien bang is om deze zaken aan te kaarten, maar het toch doet.

Welke vaardigheden heb je NIET nodig?

Voordat we de vaardigheden opsommen die je wél nodig hebt, is het belangrijk om te weten welke vaardigheden of ervaring we NIET vereisen:

• Productkennis: Je hoeft niets te weten over de producten die CAPLINQ verkoopt of de diensten die we aanbieden. Dit leer je allemaal tijdens het werk.
• Veel werkervaring: We staan open voor instapniveau kandidaten met de juiste mindset die bereid zijn om te leren tijdens het werk. Anderzijds, als je veel ervaring hebt, moedigen we je ook aan om te solliciteren. Het salaris wordt afgestemd op vaardigheden en ervaring.

Welke vaardigheden heb je nodig?

Er zijn maar weinig harde vaardigheden vereist. Kandidaten moeten:

• Pak de telefoon en bel in principe iedereen! (Aannemers, belastingautoriteiten of overheidsinstanties)
• Wees een positieve teamspeler. Een positieve houding en energie voeden het team en we kunnen altijd meer gebruiken.
• Let op details. De allerlaatste alinea van deze vacature bevat zeer belangrijke informatie. Lees het zeker twee keer voordat je solliciteert.

Vaardigheden die niet vereist zijn, maar wel extra punten opleveren (iedereen van deze telt):

De baan vereist deze vaardigheden niet, maar ze zijn wel welkom als extra’s, dus vergeet niet om ze te vermelden.

1. Schoevers. We weten wat het betekent.
2. Ervaring met internationaal / wereldwijd zakendoen.

Je hoeft je cv niet te sturen, tenzij het er geweldig uitziet en je ons wilt imponeren met hoe het eruitziet. Anders gebruiken we je LinkedIn-profiel (zorg ervoor dat het compleet is!).

In plaats daarvan worden kandidaten die willen solliciteren verzocht een e-mail te sturen naar hr@caplinq.com met de volgende informatie:

• Een link naar je LinkedIn-profiel (geen cv)
• Een persoonlijke motivatiebrief van één pagina

Laat me dat laatste gedeelte op een andere manier herhalen… We zijn op zoek naar mensen die zich onderscheiden van de massa met een goed geschreven, enthousiaste motivatiebrief van één pagina waarin je ons vertelt waarom deze functie jou aanspreekt en wat je kunt bijdragen aan het team.

Als je alleen een cv stuurt (we hebben je gezegd dat je dat niet hoeft te doen) en geen motivatiebrief, wordt je sollicitatie zonder lezen afgewezen.